Traiteur de mariage : les questions à poser avant de signer

Vous avez un rendez-vous avec un traiteur ? Une heure, parfois deux, pour décider de ce que cent personnes mangeront lors de votre grande journée. La rencontre se déroule souvent trop rapidement et ce n’est que quelques heures ou quelques semaines plus tard que certaines questions vous viennent en tête ! 

Voici les questions les plus utiles à poser, dans l’ordre où elles se posent. Chacune vient avec sa raison d’être et avec ce à quoi ressemble une bonne réponse.  Vous trouverez même la liste à imprimer à la fin pour ajouter à votre dossier mariage ! 

Ce que vous préparez avant d’appeler

Avant de vous déplacer, on vous conseille d’avoir un en tête : 

1. Votre date, ou au moins votre mois.  
2. Votre salle de rêve, sans elle, personne ne peut parler de disponibilité. 
3. Un nombre approximatif d’invités. Une fourchette suffit à cette étape. Recevoir 80 personnes et en recevoir 200, ce n’est pas la même salle. 
4. Le genre de repas que vous imaginez. Repas servi à table, buffet, cocktail dînatoire : la formule oriente le reste de la discussion, jusqu’au plan de salle. Notre guide des formules repas compare les principales options si vous hésitez encore. 

La date, les salles et ce qui se déroule où

Notre date est-elle libre, et dans quelles salles?

C’est la question à poser en premier, car elle ferme ou ouvre plusieurs portes. Demandez à voir toutes vos options, on ne sait jamais, vous pourriez être tenté par autre chose que votre idée initiale. 

Combien d’événements se déroulent au même endroit cette journée-là?

Une question qu’on oublie parfois de poser ou à laquelle nous n’avons pas pensé. Afin d’éviter les mauvaises surprises, il est préférable de s’informer à savoir si vous avez un site exclusif ou non ? Plusieurs mariages peuvent se tenir au même endroit la même journée, ce qui est normal dans l’industrie. Ce que vous voulez savoir, c’est comment les espaces sont séparés, par où circulent les invités et à quelle heure chaque groupe arrive. 

Peut-on tenir la cérémonie sur place?

Si oui, demandez qui monte les chaises, qui fournit le son et qui s’occupe du déplacement des invités vers le cocktail. Pour un site de cérémonie extérieur, pensez à demander le plan B en cas de pluie. 

À quelle heure la salle est elle disponible le jour du mariage ?

Tous vos fournisseurs vous poseront la même questions et vous devez avoir la réponse. Ils doivent se coordoner pour l’installation des décors, des sytèmes de son, systèmes d’éclairages … 

Le menu et la dégustation

Que comprend le forfait, en canapés et en nombre de services?

C’est la meilleure façon pour comparer d’autres offres lors de votre magasinage. Vous aurez une idée plus claire de ce que vous avez pour votre argent. Par exemple: le forfait distingué à 119$ par personne comprend un cocktail de bienvenue à volonté pendant la période cocktail avec 3 canapés par personne et un repas 3 services avec vin à volonté pendant le repas. C’est ce genre d’idée générale que vous voulez avoir! 

Peut-on remplacer un service ou ajouter un plat?

Cela vous en apprendra sur la flexibilité de votre traiteur et de leurs forfaits. Demandez aussi ce que le changement fait au prix par personne, pour éviter la surprise à la signature. 

Y a-t-il une dégustation avant de choisir le menu?

Il est toujours plus agréable de savoir à quoi vous attendre et d’éviter les surprises pour le repas. Demande-s’il est possible de goûter le menu avant de faire votre choix ? À la distinction, il y a des soirées dégustation lors desquelles vous pouvez être jusqu’à 6 personnes et goûter les plats qui vous intéressent pour votre mariage afin de faire un choix éclairé. 

Comment gérez-vous les allergies et les régimes particuliers?

Demandez comment la cuisine gère les allergies et si les assiettes différentes sont identifiées en salle le jour même. Aussi, pensez à laisser une case à cet effet sur votre carton de rsvp à vos invités. 

Y a-t-il une formule pour les enfants?

Demandez ce qu’elle comprend et combien de services les enfants reçoivent. À la Distinction, nous savons que les tous petits sont parfois moins amateurs de boeuf braisé au thé du Labrador, c’est pourquoi nous avons des options pour les enfants tels que des bâtonnets de poulet ou de la lasagne. 

Comment ça fonctionne pour le gâteau?

Pouvez-vous avoir un gâteau directement fait par votre traiteur ? Sinon pouvez-vous en amener un de l’exctérieur ? Est-ce qu’il y aura des frais de coupe ? 

Le bar

Quelles formules de bar sont offertes?

À La Distinction, vous avez trois options, bar payable disponible aux invités, bar à contribution de 3$ ou bar ouvert. Demandez ce que chaque formule comprend et à quelle heure le bar ouvre et ferme dans votre scénario. 

Peut-on apporter son vin ou son alcool?

Question très importante étant donné que les traiteurs ont des permis et ont des consignes strictes à suivre à ce niveau-là. 

Le service et l’équipe du jour J

Qui sera sur place le jour du mariage, et s’occupera de nous ?

La personne qui vous reçoit en rencontre n’est pas toujours celle qui sera présente le jour J. Demandez le nom de la personne responsable en salle et comment la joindre pendant la journée. À La Distinction, nous offrons un service de coordination du jour J par une de nos planificatrice d’expérience si vous désirez davantage encadré le jour de votre mariage. 

Combien de temps prévoyez-vous pour servir le repas?

Cela vous donnera une idée claire du déroulement de la soirée. Un banquet ne sort pas au même rythme qu’un souper au restaurant en amoureux.  

La vaisselle est-elle comprise?

Si votre réception se tient dans une salle du traiteur, la question se règle vite, généralement c’est compris. Par contre si vous avez un service traiteur, il y a souvent des frais de vaisselle pour le transport et l’organisation. À la Distinction, ces frais sont de 12$ par personne.  

Le contrat, les chiffres et les délais

Le prix par personne est-il ferme?

Est-ce que le prix va varier si on réserve pour notre mariage dans 2 ans ? C’est une information à prévoir. 

Combien coûte la location de la salle?

Nous avons plusieurs salles disponibles allant de 350 $ à 5 900 $ pour réserver la salle de votre mariage. Le montant dépend de la salle, de la date et de la durée. Informez-vous des prix pour deux ou trois salles dans votre budget plutôt qu’un seul chiffre. 

Et si la réception se tient ailleurs?

Quand l’événement se déroule dans une salle qui n’appartient pas au traiteur, les frais de traiteur sont de 32 $ par personne. Pour une réception à la maison ou dans un lieu que vous louez, le service Distinction chez vous est idéal pour vous! 

Jusqu’à quand peut-on ajuster le nombre d’invités?

À La Distinction, vous pouvez retirer des convives sans frais jusqu’à 5 jours avant l’événement. Après ce délai, des frais s’appliquent étant donné que les commandes de nourriture sont déjà passées.  

Comment se répartissent les versements?

Demandez le calendrier de paiement complet, du dépôt au solde final, et la date de chaque versement. À la Distinction, il y a un dépôt de 20% à la signature, 20% 6 mois avant le mariage et le paiement total 15 jours avant le jour J. 

La liste à imprimer

Ces questions tiennent sur une page. Téléchargez la liste de questions à poser  et apportez-la à vos rencontres : une colonne par traiteur rencontré, et vous comparez ensuite sur la même base plutôt que de mémoire. 

Foire aux questions

Combien de traiteurs faut-il rencontrer?

Deux ou trois suffisent généralement. Au-delà, les propositions se ressemblent et la décision devient plus difficile, pas plus éclairée. Ce qui aide, c’est de poser les mêmes questions à chacun. 

À quel moment de la planification faut-il rencontrer un traiteur?

Tôt, parce que la salle et le traiteur se réservent souvent ensemble. Pour une date de décembre ou la fin de semaine de la Saint-Valentin, réservez au moins un an d’avance. Notre article sur le moment de réserver vos fournisseurs reprend l’ordre habituel. 

Faut-il visiter la salle avant de signer?

Oui, et si possible à la même période de l’année que votre mariage. La lumière, la température et l’aménagement extérieur ne se ressemblent pas d’une saison à l’autre. 

Peut-on servir un repas à la maison plutôt qu’en salle?

Oui. Le service Distinction chez vous se déplace, avec un supplément de 32 $ par personne. Prévoyez l’espace de service et l’accès pour la livraison. 

Qu’est-ce qu’on demande pour le buffet de fin de soirée?

Demandez ce qui est offert, à quelle heure il sort et pour combien de personnes il est prévu. Nos options sont décrites dans l’article sur le goûter de fin de soirée.