Le cocktail dinatoire rassemble habituellement des gens d’affaires pendant 2 ou 3 heures, que ce soit pour du réseautage, une réunion ou un événement particulier. Il peut cependant servir de préambule à un repas plus tard en après-midi ou en soirée.
Le cocktail dinatoire offre un contexte de réunion moins formelle, donc plus conviviale et décontractée. D’ailleurs, cette formule tend à devenir un « must » auprès des entreprises. Durant la rencontre, les gens font connaissance et discutent. La plupart du temps, ils sont debout et dégustent des bouchées de toutes sortes, chaudes et froides.
Voici donc les 3 secrets qui font de ce type de réunion professionnelle un succès, surtout lorsque vous prévoyez que plus d’une vingtaine de personnes y assisteront.
1. Déterminer l’objectif et le nombre d’invités
Avant même de penser à réserver au restaurant du coin pour rassembler les gens d’affaires, définissez votre objectif.
Un endroit public trop bruyant ne représente pas l’environnement idéal pour transmettre des messages aux convives. Il s’agit plutôt d’un contexte mieux adapté au 5 à 7. D’autre part, les restaurateurs modifient rarement leur menu pour vous offrir des bouchées.
Le cocktail dinatoire se veut plutôt un lieu d’échange professionnel disposant tout de même d’une certaine structure, dans une ambiance plus feutrée. Il peut contenir un court ordre du jour ou à tout le moins un objectif d’affaires. Par exemple:
- Un lancement (projet, produit, service, division, etc.);
- Un départ à la retraite;
- Une promotion;
- Le réseautage d’une chambre de commerce;
- Le remerciement de donateurs ou de commandites;
- Une vente aux enchères pour amasser des fonds;
- Le rassemblement de membres d’un ordre professionnel;
- Diverses nominations du conseil d’administration d’un OBNL;
- La consolidation de liens d’équipes avec du team building;
- Une conférence de presse;
- Etc.
Vous devez donc, avant d’entamer toutes démarches de planification, déterminer la raison de ce rassemblement et connaître le nombre de participants à inviter.
Cette première étape vous permettra de choisir une salle adaptée. Elle pourra contenir vos invités, tout en vous fournissant le service de traiteur, l’alcool et l’équipement nécessaire à une présentation ou pour adresser un mot à l’assemblée.
2. Le choix du lieu, de la salle et de l’ambiance
Le lieu doit être facilement accessible pour tous et offrir une salle suffisamment grande, pratique et conviviale. Elle doit principalement:
- Accueillir la totalité des participants sans qu’ils se sentent à l’étroit;
- Permettre aux serveurs de circuler librement entre les invités afin de distribuer boissons et bouchées;
- Contenir quelques tables hautes de style bistro, dont certaines seront accompagnées de chaises pour accommoder ceux qui préfèrent s’asseoir.
Les espaces avec chaises et petites tables pourront également vous être utiles si des professionnels des médias sont sur les lieux, cela facilitant leur travail.
Mettre les gens dans l’ambiance
On conseille d’adapter l’ambiance au contexte en décorant les lieux, soit en fonction des couleurs de l’entreprise, soit avec des teintes saisonnières. Si vous êtes accompagné·e d’un·e conseiller·ère, demandez son avis sans hésiter. Ainsi, vous n’aurez pas à vous occuper de la logistique de cette partie.
La personne saura apporter la touche personnelle que vous souhaitez en adaptant la lumière, la décoration et la musique en fonction du thème choisi. Habituellement, les genres lounge, classique, ou rétro nostalgique ont la cote.
Misez sur l’originalité
L’effet de surprise à toujours un bel effet sur une audience en mode détente. Misez sur un concept original en prévoyant un court spectacle, soit d’un mixologue, d’un croupier-casino, ou par la prestation d’un humoriste!
3. Combien de bouchées et d’alcool par convive?
Vous souhaitez satisfaire chacun pour leur témoigner votre reconnaissance. Cependant, vous avez également un budget à respecter et une responsabilité quant à la consommation d’alcool.
Il est donc important de bien calculer les consommations et d’éviter le gaspillage. À la Distinction, le choix des canapés et des bouchées de notre service professionnel de traiteur est varié, raffiné et comblera les plus fins palais.
Il sera difficile de vous limiter, mais nous vous aiderons à faire un choix éclairé! Pour votre événement, le traiteur peut présenter le cocktail sous trois formules différentes:
- Le cocktail dinatoire lors duquel les invités se font servir des bouchées alliant parfois sucré-salé dans un heureux alliage;
- Le buffet froid en « libre-service »;
- Les stations et plateaux, plus soutenant et ludiques.
Faites une pierre deux coups en délectant l’assemblée par nos délices du terroir, tant par le menu que par le choix des vins. Voici nos estimations quant aux quantités à servir à vos convives.
Formule cocktail – 5 à 6 bouchées par personne/1 à 2 consommations
Formule repas – 12 à 18 bouchées par personne/3 à 4 consommations
Formule cocktail – 5 à 6 bouchées par personne/1 à 2 consommations
Formule repas – 12 à 18 bouchées par personne/3 à 4 consommations
Prenez soin de votre invitation
En dernier lieu, indiquez le plus de détails pertinents possible dans votre invitation. Pensez-y comme un guide pour la soirée et demandez aussi un retour pour les allergies alimentaires.
Elle devrait minimalement contenir:
- La raison du cocktail dinatoire;
- Les coordonnées ainsi que l’heure de début et de fin;
- Le déroulement prévu;
- La mention d’une « surprise » le cas échéant pour susciter l’intérêt;
- Le code vestimentaire, quel qu’il soit.
N’hésitez pas à faire appel à notre équipe pour de plus amples renseignements sur l’organisation de votre prochain cocktail!
L’équipe de La Distinction
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