Guide pratique : organisez un banquet parfait en 6 étapes

Le banquet parfait repose sur une organisation minutieuse et une attention aux détails. La formule s’adapte autant à un mariage intime ou grandiose qu’à une réception d’affaires élégante.

Voici un guide pratique en 6 étapes pour garantir le succès de votre événement.

Établissement du budget;
Choix du lieu;
Sélection du traiteur et du menu;
Gestion du déroulement de l’expérience;
Planification de l’animation et du divertissement;
Post-mortem et suivi de l’événement.

1. Établir le budget pour votre banquet

Le banquet ne peut pas être considéré comme un élément solitaire dans un événement. Bien qu’il s’agisse d’une expérience culinaire que l’on souhaite mémorable, il ne s’agit pas uniquement des mets préparés.

Le budget s’étend également aux éléments suivants :

La salle sélectionnée;
Le traiteur, s’il est sur place ou extérieur;
Le service du repas;
L’alcool;
La location d’équipement audiovisuel;
L’animation ou la musique, puisque le repas prend une bonne partie de l’événement;
La décoration;
Les invités spéciaux, le cas échéant;
Etc.

2. Choisir le lieu idéal pour un mariage ou une rencontre corporative

Le choix du lieu représente un aspect crucial pour le succès de votre banquet. Qu’il s’agisse d’un mariage, d’un encan ou d’une soirée-bénéfice, validez toujours :

L’accessibilité : un site facile d’accès pour vos convives est plus invitant. Il nécessite un stationnement assez spacieux.
La capacité des salles : Le lieu doit convenir au nombre de personnes, tout en permettant une circulation fluide. Prévoyez différents plans de salle ou un endroit, comme La Distinction, avec plusieurs salles à vous proposer.
Les commodités : vérifiez ce que comportent les forfaits de location de salles (équipement audiovisuel), s’il y a une cuisine sur place, un vestiaire, le nombre de salles de bain, etc.

3. Sélectionner un traiteur sur place : un avantage certain

Il va de soi qu’un banquet à succès passe par un repas de qualité supérieure. Choisissez un endroit où les chefs émérites savent mettre en exergue les saveurs uniques des ingrédients locaux. Qui plus est, un traiteur sur place vous permettra d’économiser en frais de service.

Alternatives pour restrictions alimentaires : Proposez des alternatives végétariennes ou adaptées aux allergies et restrictions alimentaires. La Distinction propose différents forfaits mariage ou menu banquet pour rencontres d’affaires. Chaque menu dispose d’options sans allergènes.

Accords mets et vins : On suggère le vin à volonté lors du repas du banquet. Toutefois, c’est à votre discrétion. Laissez le sommelier sur place ou le chef vous proposer les meilleurs accords qui rehausseront l’expérience gastronomique.

Choisir entre 3 à 7 services gastronomiques

Même un banquet 3 services peut suffire amplement; cocktail de bienvenue, canapés, potage, plat principal, dessert et vin à volonté sont suffisants pour en mettre plein la vue. À 5 services, La Distinction ajoute le mousseux, deux canapés supplémentaires, l’entrée, le granité et le bar ouvert après le repas.

Avez-vous vraiment besoin d’un forfait 6 ou 7 services?

4. Gérer le déroulement de l’événement

Un bon déroulement repose sur un horaire bien défini. Vous souhaitez que tout se passe dans un temps donné. Il vous faut donc quelqu’un qui remplira le rôle du maître de cérémonie pour gérer le reste de cette réception :

L’accueil des invités;
Le cocktail et les canapés;
Les discours, présentations ou conférences;
L’animation et la danse;
La clôture de l’événement et les remerciements.

Attribuez le rôle de validation du temps à une seconde personne pour vous assurer de ne jamais dépasser. Le personnel sur place pour le repas devrait quant à lui être très professionnel et respecter le délai demandé.

5. Planifier l’animation et le divertissement

Votre repas sera la pièce maîtresse de cette journée événementielle. Toutefois, si vous prenez la peine de faire déplacer les gens pour un repas si grandiose, c’est qu’une soirée a été bien organisée.

Autre qu’un mariage, le banquet peut souligner le départ à la retraite, un baptême, un congrès annuel, une levée de fond, etc. Parmi les animations et divertissements que vous pouvez prévoir :

Mariage : Orchestre, DJ et vidéaste, photobooth ou jeux géants extérieurs pour divertir les invités.
Corporatif : Discours inspirants, remises de prix, animations interactives ou musique live.

Rappelez-vous qu’il est de mise de prévoir un moment pour les remerciements dans le cadre d’un événement d’entreprise.

6. Effectuer un suivi après le banquet

Bien que facultatif pour un mariage, le suivi démontre votre implication et votre gratitude. Quant au milieu corporatif, le post mortem est essentiel pour la mesure des résultats suivant l’objectif défini pour l’événement.

Mariages : Remerciez vos invités avec une carte personnalisée ou un courriel de remerciement.
Événements corporatifs : Réalisez un bilan ou un résumé de l’événement, accompagné d’une enquête de satisfaction.

Organiser un banquet réussi demande une préparation soignée, du choix du lieu et du repas jusqu’au suivi post-événement. Chaque détail compte pour créer une expérience mémorable.