Traiteur : Les questions incontournables à poser pour votre mariage

Votre mariage, le plus beau jour de votre vie… Mais en faire une féerie peut s’avérer un véritable casse-tête sans une liste de questions judicieuses. Pour parfaire vos noces et en faire un souvenir mémorable (heureux s’entend), nous vous proposons une série de questions à poser à votre traiteur lors de la rencontre. Ces points touchent tant l’aspect administratif, que le repas, les lieux et autres services à prévoir, et peut-être même fournis. Vous pourriez être agréablement surpris ou vous adapter selon les circonstances. À vous de juger !

Commençons par le commencement…

La salle ou le site est-il disponible pour la date que vous désirez ?
Question d’importance… La majorité des futurs époux préfèrent célébrer leur union pendant la période estivale. D’où le risque de se retrouver en conflits d’horaire, les traiteurs étant souvent en état de surréservation l’été. Réservez au plus tôt votre « place ». Si le délai vous paraît trop long, vous pouvez toujours opter pour une autre formule pour votre mariage, comme une union sous les étoiles, un radieux brunch dominical, une noce d’automne ou d’hiver. Ces formules font de plus en plus d’adeptes en raison de leur originalité, mais également par les frais moindres demandés.

Pouvez-vous vous unir sur le site ?
Il est possible dans certains lieux d’officialiser votre union sur le site même de votre réception. Informez-vous si tel est votre désir et demandez également à votre traiteur s’il connait un célébrant.

Quand faut-il fournir le nombre définitif d’invités ?
Demandez aux invités de répondre avant cette date et laisser une période supplémentaire pour que vous ayez le temps de relancer les retardataires. Notez qu’en moyenne, 10% des invités ne viennent pas tout en vous avisant de leur absence. Tenez compte de cette information en ce qui a trait également à la capacité de la salle.

Que prévoit-on si des invités se décommandent ou se rajoutent à la dernière minute ?
Notez que plus vous avez d’invités, plus il y a de risque que certains décommandent ou s’ajoutent en dernière minute. Sur ce sujet, votre traiteur est-il flexible ?

Peut-on régler le montant du contrat en plusieurs fois ?
Parce que votre mariage engendrera de nombreux frais, il est toujours intéressant de pouvoir régler en plusieurs versements. Vérifiez si c’est possible.

Que se passe-t-il en cas de problème avec le menu, le transport, le service ?
Vous devez vous assurer que votre traiteur est prêt à faire face à toutes éventualités, et ce, avant ou même pendant la réception de votre mariage.

Vous propose-t-on une assurance annulation ?
Si jamais pour une raison ou une autre vous deviez annuler ou reporter votre événement, assurez-vous que vous n’aurez pas à payer la totalité du montant du contrat.

Bacchus et boustifaille

Peut-on voir des photos des plats et des buffets proposés dans le menu ?
En plus d’apprécier la présentation, vous pourrez avoir une bonne idée de la quantité de nourriture servie à l’assiette, si vous optez pour un banquet. Demandez également une liste de toutes les possibilités de menus que le traiteur propose avec les prix afin de faire une sélection adéquate, tant en ce qui a trait à vos goûts qu’à votre budget.

Est-ce possible de modifier les menus proposés ? Ou encore de rajouter un plat, une entrée, un granité, que vous aimeriez et qui ne serait pas proposé ?
Essayez de détecter si votre traiteur est capable de s’adapter à vos goûts et à vos envies ou s’il compte juste vous servir un menu identique à celui du reste de ses clients.

Peut-on organiser une dégustation de menu avant l’événement ? Si oui, à quel coût et combien de personnes peuvent y participer ?
Il vaut mieux procéder à une dégustation avant de fixer son choix de menu. Les traiteurs proposent un menu à cet effet afin de faciliter votre décision. Vérifiez que votre traiteur est prêt à vous laisser tester plusieurs options, quand et à quel prix.

Propose-t-il des menus enfants et à quel prix ?
Si oui, que propose-t-il et sous quelle forme ? Par exemple, lors d’un banquet quatre services, les enfants ont-ils droit à deux services, soit une entrée et un met principal ? Y a-t-il plusieurs options offertes ?

Propose-t-il un brunch le lendemain ?
Si vos festivités ont lieu dans la salle d’un hôtel ou tout près d’un hôtel où plusieurs de vos convives dormiront, il peut être fort intéressant de leur offrir un brunch copieux le lendemain afin de clore gaiement votre événement.

Si certains invités ont des régimes alimentaires particuliers, propose-t-il des menus adaptés ?
Certains de vos convives peuvent être végétariens, végétaliens, ou demander des plats particuliers en vertu de leur religion (halal, casher). Il est alors préférable de spécifier ces régimes à votre traiteur et de vérifier avec lui la possibilité de servir des plats adaptés.

Que propose-t-il pour vos convives ayant des allergies ou des intolérances alimentaires ?
Il faut impérativement tenir compte des personnes invitées qui seraient allergiques au lactose, aux arachides, blé, fruits de mer, soja ou encore sulfites. De même pour celles diabétiques, intolérantes au gluten, entre autres. Pour vous en assurer, on vous conseille de vous renseigner auprès de vos convives en laissant un espace à cet effet sur votre faire-part. Ensuite, avisez votre traiteur à cet effet et demandez-lui ce qu’il propose pour ces cas particuliers, que votre repas soit sous forme de banquet ou de buffet.

Pratique-t-il le droit de bouchon (frais de « débouchonnage ») ?
Si vous pouvez apporter votre vin pour le service du repas, demandez à votre traiteur s’il y aura des frais liés à l’ouverture des bouteilles et au service de votre vin.

Le permis d’alcool de votre traiteur vous permet-il d’apporter votre alcool ?
Si c’est ce que vous désirez, informez-vous. Dans certains cas, il est impossible de fournir ses propres boissons, alcoolisées ou non, pour des raisons législatives. Mais il est parfois possible de le faire en fonction du lieu choisi (sur le site ou non) ou du type de permis de votre traiteur.

Quelles sont les formules offertes pour « arroser » vos festivités ?
La plupart des traiteurs offrent plusieurs options en ce qui a trait au service de l’alcool. À vous de choisir si vous voulez un bar ouvert en tout temps, seulement lors de la soirée, quelles boissons sont comprises (bière et vin seulement, boissons non alcoolisées, etc.), l’alcool aux frais des invités…bref, tenez compte de votre budget.

Votre traiteur peut-il se charger du gâteau de noces ?
Certaines cuisines de traiteurs ont la capacité d’offrir les pâtisseries. Voyez ce qu’il en est du vôtre, et s’il peut vous concocter votre gâteau, demandez-lui des photos à ce sujet. N’oubliez pas vos convives avec des restrictions alimentaires (allergies, intolérances). Vous pouvez aussi opter pour votre propre gâteau : demandez au traiteur s’il couvre les frais pour la coupe et le service en ce cas.

À la bonne adresse

Quelle est la capacité maximale d’occupation d’une salle ou d’un chapiteau ?
Après avoir choisi sous quelle forme vous voulez votre repas de noces (banquet, buffet, cocktail dînatoire si seulement en soirée, gueuleton de fin de soirée), il est primordial de vous informer sur la capacité maximale de la salle. Outre la capacité d’accueillir les convives lors du repas en vous assurant que tout le monde est à son aise, il ne faut pas oublier la piste de danse, le nombre de places assises laissées pour la soirée, l’espace alloué pour le cocktail, les éléments de décors et l’audiovisuel pour l’animation.

Y a-t-il des délais spécifiques à respecter concernant le montage et le démontage de l’événement ?
Communiquez dès que possible l’horaire de montage et de démontage du lieu à votre traiteur ainsi qu’à vos fournisseurs. Dans certains cas, la salle choisie peut être déjà louée ou en cours de négociation pour un autre événement, ce qui risque de nuire en vous allouant des délais trop serrés. Veillez au plus tôt à en aviser les intéressés. Si la salle est disponible la veille pour l’installation ou le lendemain pour le démontage, assurez-vous que ce soit inscrit à votre contrat.

Quel est le mobilier disponible et y a-t-il un coût relié à son utilisation ?
Clarifier dès le départ ce qui est compris dans le coût de location de la salle :  mobilier en place, micro et écran pour de l’audiovisuel si besoin est, petite scène pour l’animation, etc. Faites une liste avant la visite des lieux de tout ce dont vous aurez besoin afin d’en vérifier la disponibilité et les frais reliés.

Le lieu est-il facile d’accès ?
Y a-t-il un quai de déchargement ? Un espace débarcadère ? Un monte-charge ? Ou aurez-vous à transporter certains éléments par les escaliers ? Si certains de vos invités ont des problèmes de mobilité (fauteuil roulant, déambulateur), y a-t-il une rampe d’accès adéquate, des toilettes adaptées, un ascenseur si besoin ? Des questions qu’il ne faut pas omettre lors de l’organisation pour éviter de nombreuses complications tant pour le montage et démontage de la salle que pour vos convives…ainsi que l’équipe en service !

Travaille-t-il avec son propre matériel de cuisine si votre mariage se fait à l’extérieur du site du traiteur ?
Le cas échéant, il importe de savoir si votre traiteur a besoin d’une cuisine de grande dimension ou non, entièrement équipée ou partiellement, de certains ustensiles de cuisine, etc.

Dans ce cas, doit-on prévoir des frais de déplacement ?
Renseignez-vous sur le détail des frais auprès de votre traiteur. Vérifiez également quels services sont compris dans le tarif. Si votre traiteur se trouve loin de votre lieu de réception, cela pourrait engendrer plus de frais.

Combien demande-t-il pour une équipe de serveurs, de cuisiniers ? Pour combien d’heures ?
Si vous voulez avoir recours aux services de l’équipe de votre traiteur, il vaut mieux s’enquérir des frais qui y sont liés, par exemple le taux horaire des employés. Informer aussi sur le nombre d’employés qu’il prévoit en fonction du nombre d’invités ou du lieu de l’événement.

Votre traiteur fournit-il la vaisselle nécessaire au service de votre menu et des boissons ?
Certains traiteurs vous proposeront d’apporter de la vaisselle et de la verrerie, d’autres vous demanderont de la louer, un coût supplémentaire à ajouter dans votre budget.

Une question de logistique

Lorsque vous prenez rendez-vous avec le traiteur, vous allez rencontrer le plus souvent un coordonnateur qui vous guidera dans vos choix en répondant à toutes vos questions. Cette personne peut être sur place le jour J, mais ne supervisera pas nécessairement l’événement, un maître d’hôtel se changeant alors de votre satisfaction. Informez la personne avec laquelle vous négociez en premier de vos préférences en matière de logistique :

• À qui pourrez-vous vous adresser pour toute question, arrangement de dernière minute ou autre le jour du mariage ?
• Qui supervisera le repas le jour du mariage ?
• Qui décide à quel moment le service s’arrête ou bien continue ?
• Consulte-t-on les mariés pendant la soirée pour décider si le service doit s’arrêter ou continuer ?
• Combien de temps prévoit-il pour servir le repas ?
• Désirez-vous des délais pour des discours, jeux d’animation entre chaque service ?
• Si la fête se fait sous chapiteau dans un secteur résidentiel, y a-t-il une heure « couvre-feu » à prévoir pour la musique ?

Ouf ! Fournisseurs fournis ?

Souvent, votre traiteur a pris entente avec des sous-traitants. Il peut donc vous offrir les services, entre autres, d’un fleuriste, d’un animateur-DJ, d’un décorateur, d’une gardienne d’enfants, d’un mixologue pour agrémenter votre service de bar. Il se peut qu’il puisse se charger de l’impression des menus.

Il peut même adapter menus et cocktails si vous optez pour une thématique précise pour célébrer votre union (disco, années folles, etc.). Vérifiez auprès de lui s’il peut vous soutenir à cet effet dans l’organisation de votre mariage, et si oui, comment procéder et quels en sont les frais.

En bref, profitez du savoir-faire, du professionnalisme et de l’expérience de votre traiteur. Sachez alléger l’organisation de cet événement exceptionnel en vous reposant sur son expertise et sur celle de son équipe.

Pour de plus amples informations, n’hésitez pas à nous contacter !